A gestão de um escritório de advocacia costuma ser marcada pela centralização de tarefas na figura de um só profissional, que é o próprio advogado à frente do negócio. Quem vive essa situação no dia a dia sabe muito bem apontar quais são as dificuldades em questão: falta de tempo para atividades estratégicas, atrasos para encaminhamento de demandas importantes e sobrecarga de trabalho.
O crescimento das demandas exige que o escritório de advocacia comece a ser enxergado como empresa e, como tal, seu líder deve estar atento aos problemas que decorrem da centralização. Além do desequilíbrio no volume de trabalho, que é um dos inimigos da produtividade, faltará tempo hábil para colocar em prática ações que visem à expansão do negócio e aumento da margem de lucro.
Abaixo seguem algumas dicas importantes sobre como reorganizar a gestão do escritório de advocacia.
Centralização dificulta o crescimento do negócio
Pode ser que nos primeiros anos ou meses de operação do negócio o advogado lide muito bem com todas as suas atribuições. O volume de trabalho e tarefas sob sua responsabilidade são geralmente compatíveis com o tempo de que o profissional dispõe.
Na fase inicial da trajetória de liderar o próprio escritório, pode até parecer relativamente fácil e natural lidar com a centralização de atividades. Os problemas e dificuldades costumam aparecer apenas em um momento seguinte, em que há o aumento do número de clientes e o crescimento do negócio, e no qual faz-se necessária a contratação de mais funcionários e novas parcerias.
O limiar entre um e outro momento pode ser difícil de identificar, levando o profissional a conduzir uma cultura de centralização por mais tempo que deveria. Esse é um dos principais fatores que atravancam o crescimento de pequenos negócios, em especial na área da advocacia.
Descentralização assertiva
A centralização pode ser bastante contraproducente, por isso, para garantir a produtividade, é necessário recorrer a maneiras de implementar a descentralização.
Primeiramente, deve-se destacar que frente a esse objetivo é indispensável olhar para o organograma do escritório para que fique claro para todos quais são as atribuições de cada profissional.
Em meio a essa avaliação, qualquer desequilíbrio deve ser reparado. Isto é, caso algum sócio esteja sobrecarregado, é hora de descentralizar. Para isso, treinamento e comunicação são dois elementos indispensáveis.
O treinamento é importante para qualificar quem ainda não está pronto para assumir uma nova função, enquanto comunicar serve ao objetivo de evitar problemas como retrabalho e entraves aos processos de trabalho.
Software de advocacia: como a ferramenta pode ajudar
A descentralização passa, necessariamente, por um esforço de otimizar a gestão do escritório. E para ter sucesso nessa empreitada, o mercado oferece ferramentas tecnológicas para auxiliar nas atividades rotineiras, como o software para advogados.
Os sistemas de gestão para advogados permitem reunir todos os processos do escritório em um mesmo ambiente 100% online, que pode ser consultado a qualquer tempo e de qualquer lugar.
Outras funcionalidades como o controle de prazos e, principalmente a possibilidade de delegar tarefas contribuem bastante para o processo de organização das demandas.
Um software jurídico permite o trabalho em conjunto para atividades que demandam a contribuição de vários profissionais de forma simultânea. Isso favorece uma visão macro sobre as atividades do escritório, o que é indispensável para uma descentralização de sucesso. Trata-se de uma solução simples, mas que promove grandes mudanças no fluxo de trabalho do escritório.
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